Guide pratique

Guide du trésorier d'association

Vous venez d'être élu trésorier. Ce guide vous donne, en quelques minutes de lecture, ce qu'il faut savoir pour tenir le poste sans mauvaise surprise — de la prise de fonctions à la clôture de l'exercice.

1. Les premières semaines : reprise du poste

La passation est un moment critique. Tout ce qui n'est pas remis proprement aujourd'hui finira en heures perdues, en justificatifs manquants ou pire, en exposition juridique. Voici ce que vous devez exiger de votre prédécesseur :

• un état des comptes bancaires arrêté à la date de passation, avec les soldes officiels et les rapprochements à jour ;
• la liste des accès : banque, caisse, éventuel logiciel comptable, coffre-fort numérique, e-mail générique trésorerie ;
• les conventions en cours : subventions, mécénat, prêts, baux, assurances, contrats fournisseurs, conventions avec les collectivités ;
• le dernier exercice clos (bilan, compte de résultat, annexe, rapport d'activité), le PV de l'AG l'ayant approuvé ;
• les coordonnées des interlocuteurs externes : expert-comptable si applicable, commissaire aux comptes, banque, URSSAF, assurance, mécènes principaux ;
• les dossiers en cours et leurs deadlines (subvention en instruction, contrôle URSSAF, contentieux éventuel).

Si l'un de ces éléments manque, demandez-le par écrit avant de signer le PV de passation. Une fois signé, c'est vous qui répondez de la situation.

2. Mettre en place la mécanique mensuelle

La règle d'or : ne laissez jamais un mois s'écouler sans avoir fait trois choses simples — rapprocher la banque, classer les justificatifs, contrôler la trésorerie disponible.

• Rapprochement bancaire : chaque opération du relevé doit être rattachée à une écriture comptable. Les écarts non identifiés deviennent des bombes à retardement.
• Classement des justificatifs : factures, notes de frais, contrats, reçus de don. La règle fiscale exige une conservation de dix ans (article L.123-22 du Code de commerce).
• Suivi de la trésorerie : un budget prévisionnel comparé au réel, mois après mois. C'est ce qui permet d'alerter le bureau avant la crise, pas pendant.

3. Les obligations annuelles incontournables

Selon la taille de votre association et son activité, vous serez soumis à un ou plusieurs des obligations suivantes :

Tenir les comptes annuels

Toute association doit tenir une comptabilité conforme au règlement ANC 2018-06. Le format dépend de la taille : trésorerie simplifiée en dessous de 153 000 € de ressources, comptabilité d'engagement avec bilan / compte de résultat / annexe au-delà.

Faire approuver les comptes par l'AG

L'assemblée générale annuelle est obligatoire (sauf disposition statutaire spécifique). Pour une clôture au 31 décembre, l'AG doit idéalement se tenir avant le 30 juin de l'année suivante. Vous présentez le rapport financier, vous faites voter le quitus et l'affectation du résultat.

Déclarer les dons reçus (article 222 bis CGI)

Si votre association a délivré des reçus fiscaux, vous devez déclarer chaque année, avant le 1er mai, le montant total des dons reçus et le nombre de reçus émis. La télétransmission se fait depuis votre espace de la Direction générale des finances publiques.

Déposer les comptes au Journal officiel

Si vous recevez plus de 153 000 € de subventions publiques cumulées, vous devez publier vos comptes annuels au JOAFE dans les trois mois suivant leur approbation par l'AG. Le téléchargement se fait sur journal-officiel.gouv.fr.

Le commissaire aux comptes

Le CAC est obligatoire dès lors que vous franchissez l'un des seuils suivants : plus de 153 000 € de subventions publiques, plus de 1,55 M€ de ressources, plus de 50 salariés, plus de 3,1 M€ de bilan. La nomination se fait par AG pour six exercices.

Les obligations sociales si vous avez des salariés

Déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle, paiement des cotisations URSSAF, médecine du travail, formation professionnelle, affichages obligatoires. Une convention collective peut s'appliquer selon votre secteur (animation, sport, économie sociale).

La TVA si vous avez des activités lucratives

Les associations sont en principe exonérées d'impôts commerciaux (TVA, IS, CET) tant que leur gestion est désintéressée et qu'elles n'entrent pas en concurrence avec le secteur lucratif. Dès que vous franchissez ce seuil, vous basculez sur les régimes de TVA classiques. La fameuse exonération des six manifestations annuelles (article 261-7-1°-c CGI) reste applicable même quand vous êtes assujetti pour le reste.

4. Les erreurs qui coûtent cher

• Oublier la déclaration 222 bis : la pénalité est de 25 % des sommes mentionnées sur les reçus si l'administration constate une délivrance irrégulière (art. 1740 A CGI).
• Mélanger les fonds dédiés et les ressources libres : si une subvention fléchée n'a pas été dépensée, elle ne peut pas servir à autre chose. Le règlement ANC 2018-06 impose de la présenter en passif.
• Émettre un reçu fiscal pour une cotisation : la cotisation n'est pas un don. Seuls les versements sans contrepartie significative ouvrent droit à réduction.
• Reporter l'AG au-delà de six mois : au-delà, le préfet peut exiger l'organisation. Surtout, vous ne pouvez plus déposer les comptes au JOAFE dans les délais.
• Conserver les justificatifs sur un disque dur personnel : en cas de perte, vous êtes seul responsable. Privilégiez un coffre-fort numérique partagé avec le bureau.

5. Préparer votre propre passation, dès aujourd'hui

Le meilleur moment pour préparer votre départ, c'est le jour de votre arrivée. Tenez à jour, en continu, un dossier numérique partagé avec au moins le président et le secrétaire. Y figurent : les codes d'accès, la liste des conventions, les contacts externes, les dossiers en cours. Le jour où vous passerez la main, votre successeur trouvera tout d'un coup d'œil — et vous, vous partirez l'esprit tranquille.

Pour la trame complète, voir notre modèle de procès-verbal de passation.