Modèle pratique
Modèle de PV de passation de trésorier
Le procès-verbal de passation matérialise le transfert de responsabilité entre le trésorier sortant et le trésorier entrant. Sans lui, la responsabilité reste juridiquement floue. Cette trame couvre tout ce qui doit être documenté.
Bon à savoir : dans 3B Compta, la passation se fait en un clic. L'historique des actions est figé à la date de transfert, le trésorier entrant reçoit l'accès complet, le sortant garde un accès consultation pendant la durée que vous choisissez. Pas de classeur égaré, pas de mot de passe oublié.
Trame complète
Adaptez chaque section à la situation réelle de votre association. Les sections en gras sont incontournables ; les autres dépendent de votre activité.
1. Identification
- Nom de l'association, numéro RNA, SIREN s'il y a lieu
- Date et lieu de la passation
- Nom et fonction du trésorier sortant, du trésorier entrant, du président (témoin)
- Référence à la délibération du bureau ou de l'AG ayant validé le changement
2. État des comptes bancaires et de la caisse
- Liste de tous les comptes bancaires : banque, IBAN, type de compte
- Solde au jour de la passation, attesté par le dernier relevé
- État du rapprochement bancaire à cette date
- Solde de caisse physique et procès-verbal de comptage
- Chèques émis non encaissés, virements en attente, prélèvements connus
3. Accès et droits
- Identifiants de banque en ligne et signataires autorisés
- Accès à l'éventuel logiciel comptable
- Coffre-fort numérique partagé, e-mail générique de la trésorerie
- Cartes bancaires et chéquiers en circulation
- Procuration sur les comptes : à actualiser auprès des banques
4. Comptes annuels et déclarations
- Dernier exercice clos : bilan, compte de résultat, annexe
- PV d'AG ayant approuvé le dernier exercice
- Déclarations 222 bis (dons) déposées sur les exercices clos
- Dépôts au JOAFE le cas échéant
- Statut TVA, derniers CA3 / CA12 déposés le cas échéant
5. Conventions et engagements en cours
- Subventions publiques en cours : conventions, montants, échéances
- Mécénats privés : conventions, contreparties, échéances
- Conventions de prêt, baux, contrats de location
- Contrats fournisseurs récurrents (assurance, hébergement, etc.)
- Conventions de partenariat avec les fédérations délégataires
6. Relations externes
- Expert-comptable si applicable : coordonnées, contrat de mission
- Commissaire aux comptes le cas échéant : coordonnées, durée du mandat
- Banque(s) : interlocuteur(s) commercial(aux), conditions négociées
- URSSAF, médecine du travail, OPCO si association employeur
- Mécènes principaux et grands donateurs
7. Dossiers en cours
- Demandes de subvention en cours d'instruction
- Contrôles ou contentieux en cours (URSSAF, fiscal, prud'hommes)
- Audits, missions du CAC en cours
- Engagements de dépense pris mais non encore facturés
- Litiges fournisseurs, impayés, créances douteuses
8. Documents remis
- Inventaire physique des documents remis (originaux ou copies)
- Inventaire des documents disponibles dans le coffre-fort numérique
- Date et durée de l'accès consultation maintenu pour le sortant
- Engagement de confidentialité réciproque
9. Signatures
- Trésorier sortant : signature et mention "Bon pour passation"
- Trésorier entrant : signature et mention "Bon pour reprise"
- Président de l'association : signature en qualité de témoin
- Date et lieu, en deux exemplaires originaux
Conseils d'utilisation
- Faites le tour des sections avant la réunion de passation, pas pendant. Une passation improvisée laisse toujours des trous.
- Signez l'original en deux exemplaires : un pour chacun des trésoriers. La copie numérique signée du président est rangée dans le coffre-fort de l'association.
- Ne signez jamais un PV qui mentionne un solde de banque sans le dernier relevé physiquement annexé. Les écarts non documentés deviennent rapidement des reproches.
- Si l'association a un expert-comptable ou un CAC, prévenez-les dans les deux semaines suivant la passation et faites circuler les nouvelles coordonnées du trésorier.
Le modèle DOCX prêt à imprimer arrive avec le lancement
La version téléchargeable au format Word et PDF sera disponible à l'ouverture publique. En attendant, la trame ci-dessus est utilisable telle quelle — dites-nous dans le sondage ce qui manquerait pour être directement opérationnelle.
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